Ankara KVKK Sicil Sorgulama

Kişisel veriler; kimliği belirlenebilir bir kişiye ait her türlü fiziksel özellikleri, dini, aile hayatı, etnik kökeni, cinsel yönelimleri, telefon numarası gibi bilgilerden ibarettir. Diğer bir ifade ile kimliği belirlenebilir kişiye ait her bilgi, kişisel veri olarak değerlendirilir. Bu anlamda personel özlük dosyaları içerikleri itibariyle türlü kişisel verileri içinde bulunduran bir evrak olarak değerlendirilmektedir. Bu yüzden personel özlük dosyaları hazırlanırken Kişisel Verileri Koruma Kanunu yükümlülüklerine dikkatte alınmalıdır.

Öncelikle belirtmeliyiz ki, personel özlük dosyası tutma zorunluluğu olan şirket yöneticileri, kişisel verileri koruma kanunu genelinde veri sorumlusu olarak adlandırılmaktadır.

Veri sorumluları tarafından özlük dosyaları için dikkat edilmesi gereken konuları kısaca şu şekilde sıralayabiliriz:

1.Kişisel veriler işlendikten sonra veri sorumlusu tarafından yok edilmelidir. Personel özlük dosyalarının imha edilmesi ise iş ile bağının tamamen sonlanmasından itibaren ortaya çıkan bir yükümlülüktür. Dolayısıyla iş ilişkisi, işe ilişkin davalar, arabuluculuk süreçleri devam ettiği sürece özlük dosyasının yok edilmesi yükümü oluşmayacaktır.

2.İlgili Kişinin, kişisel verilerin işlenmesi konusunda bilgilendirilmesi gerekmektedir. Bir başka deyimle, özlük dosyasında yer alan bilgilerin nerelerde kullanılacağı kesin bir sınırla çizilerek, ilgili işçiye anlatılmalıdır. Uygulamada genellikle “gizlilik sözleşmesi” imzalanarak bu gibi yükümlülükler yerine getirilmektedir.

3.Kişisel verilerin kanuna uygun olmayan bir şekilde işlenmesi önlenmelidir. İnsan kaynakları bünyesinde yapılacak iş ve işlemlerin veri sorumlusu tarafından gözetim altında olması bu açıdan önemlidir.

4.Kişisel verilerin korunması sağlanmalıdır. Özlük dosyası tutulurken işverenler açısından en önemli yükümlülüklerden birisi dosyanın korunmasıdır. Dosyanın 3. kişilere karşı korunması için alınması gereken ilk önlem, dosyaları belirli bir düzen içinde saklamaktır. Fiziki dosyanın düzenle tutulması yayında, dijital dosyalarında aynı özenle saklanması önemlidir.

5.Özlük dosyalarının 3. bireylere açılması halinde mutlaka veri sahibinin iznine başvurulmalıdır. Gerçekten de uygulamada doğum günü tarihi gibi basit veriler bile hukuki uyuşmazlıklara konu olabilmektedir. Bu sebeple hiçbir veri küçümsenmemeli, veri sahibinin iznine başvurulmalıdır.

6.Veri sorumluları siciline (VERBİS) kayıt yapılmalıdır. Veri sorumluları sicili bakanlık bünyesinde halka açık olarak tutulan bir kayıt sistemidir. VERBİS kayıt sistemi üzerine getirilen yükümlülükler, işletmenin büyüklüğüne ve çalışanların sayısına göre değişmektedir.

İşçi özlük dosyaları bugün bütün işyerlerinde tutulması zorunlu olan dosyaların en başında olmaktadır. Zorunluluğun kaynağı, 4857 Sayılı İş Kanunu 75. maddesinden gelmektedir. Özlük dosyalarının tutulması hem zorunluluğu yerine getirmek hem de işverenlere bakımından kanıt kolaylığı sağlamak için önem arz eder. Bu nedenle her personelin özlük dosyası, tek tek dikkatle ve eksiksiz bir şekilde hazırlanmalıdır.

Sicil sorgulaması için https://verbis.kvkk.gov.tr/Query/Search  adresini ziyaret edebilirsiniz.