Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), Türkiye’de kişisel verilerin korunması için kapsamlı bir düzenleme getirirken, işverenler açısından da önemli yükümlülükler ve sorumluluklar getirmektedir. Çalışan verileri, hem yasal hem de operasyonel açıdan büyük bir öneme sahiptir ve bu verilerin korunması, işverenlerin dikkat etmesi gereken kritik bir konudur. Bu makalede, KVKK kapsamında işverenlerin çalışan verilerini nasıl yönetmesi gerektiği, hakları ve yükümlülükleri detaylı olarak ele alınacaktır.

1. KVKK Kapsamında Çalışan Verileri Nedir?

KVKK kapsamında, kişisel veriler geniş bir yelpazeyi kapsar ve bu, çalışanların kişisel bilgilerini de içerir. Çalışan verileri, kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, sağlık raporları, performans değerlendirmeleri ve işyeri içindeki diğer kişisel verileri içerebilir. İşverenler, bu verileri toplamak, işlemek ve saklamak zorundadır ancak bu süreçlerin KVKK’ya uygun olması gerekmektedir.

2. İşverenlerin Çalışan Verileri Üzerindeki Hak ve Yükümlülükleri

Haklar:

• Veri Toplama ve İşleme: İşverenler, çalışan verilerini, iş sözleşmesinin gerektirdiği amaçlar için toplama ve işleme hakkına sahiptir. Bu, işe alım süreçleri, maaş ödemeleri, performans değerlendirmeleri ve sağlık yönetimi gibi amaçları kapsar.
• Veri Saklama: İşverenler, çalışan verilerini belirli bir süre boyunca saklama hakkına sahiptir. Ancak, bu süre, yasal düzenlemelerle sınırlıdır ve verilerin gereğinden fazla saklanması yasaktır.

Yükümlülükler:

• Aydınlatma Yükümlülüğü: İşverenler, çalışanları kişisel verilerinin nasıl toplandığı, işlendiği ve saklandığı konusunda bilgilendirmelidir. Aydınlatma metinleri, çalışanların verilerinin işlenme süreci hakkında şeffaf bilgi sunmalıdır.
• Açık Rıza: Çalışanların bazı kişisel verilerinin işlenmesi için açık rıza alınması gerekebilir. İşverenler, bu rızaları belgelemeli ve rızaların geri çekilmesi durumunda verilerin işlenmesini durdurmalıdır.
• Veri Güvenliği: İşverenler, çalışan verilerinin güvenliğini sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır. Bu, veri sızıntılarını ve yetkisiz erişimleri önlemeyi içerir.
• Veri Paylaşımı: Çalışan verilerinin üçüncü taraflarla paylaşımı, KVKK’nın öngördüğü koşullar altında yapılmalıdır. Üçüncü taraflarla yapılan veri işleme sözleşmelerinde, verilerin nasıl korunacağı ve işleneceği açıkça belirtilmelidir.
• Veri İhlali Bildirimi: Veri ihlali durumunda, işverenler Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na ve etkilenen çalışanlara en kısa sürede bildirimde bulunmak zorundadır. Bu bildirimde, ihlalin niteliği, etkileri ve alınan önlemler hakkında bilgi verilmelidir.

3. Çalışan Verileriyle İlgili En İyi Uygulamalar

Veri Envanteri Oluşturma:

• Detaylı Veri Envanteri: İşverenler, çalışan verilerinin kapsamını ve işlenme amaçlarını detaylı bir şekilde belirlemeli ve bu verilerin envanterini oluşturmalıdır. Bu envanter, veri işleme süreçlerinin şeffaflığını artırır ve KVKK’ya uyumu sağlar.

Veri Güvenliği Politikaları:

• Güvenlik Tedbirleri: Çalışan verilerinin güvenliğini sağlamak için şifreleme, erişim kontrolü ve düzenli güvenlik güncellemeleri gibi teknik tedbirler alınmalıdır. Ayrıca, çalışanlar veri güvenliği konusunda eğitilmelidir.

Veri İmha Politikaları:

• Gereksiz Verilerin İmhası: Çalışan verileri, iş ilişkisinin sona ermesi veya saklama süresinin dolması durumunda güvenli bir şekilde imha edilmelidir. Bu, veri güvenliğini artırır ve gereksiz riskleri azaltır.

Veri İhlali Yönetimi:

• Hızlı Müdahale: Veri ihlali durumunda, hızlı bir müdahale planı oluşturulmalı ve ihlalin etkileri minimize edilmelidir. Ayrıca, ilgili düzenleyici kurumlara ve etkilenen bireylere bildirimde bulunulmalıdır.

4. Çalışanların Hakları ve İşverenlerin Sorumlulukları

KVKK, çalışanlara bazı haklar tanır ve işverenler bu hakları gözetmekle yükümlüdür:

• Erişim Hakkı: Çalışanlar, kendileri hakkında işlenen kişisel verilere erişim hakkına sahiptir. İşverenler, çalışanların bu hakkını kullanabilmesi için gerekli mekanizmaları sağlamalıdır.
• Düzeltme ve Silme Hakkı: Çalışanlar, yanlış veya eksik verilerin düzeltilmesini veya verilerin silinmesini talep edebilir. İşverenler, bu talepleri yerine getirmek zorundadır.
• Veri Taşınabilirliği Hakkı: Çalışanlar, kendilerine ait kişisel verileri yapılandırılmış ve makine tarafından okunabilir bir formatta alabilir ve diğer veri sorumlusuna iletebilir.

Sonuç

KVKK, çalışan verilerinin korunmasını sağlamak için işverenlere önemli sorumluluklar yükler. İşverenler, bu sorumlulukları yerine getirirken veri güvenliği, aydınlatma yükümlülüğü ve veri yönetimi konularına özen göstermelidir. Bu makalede ele alınan en iyi uygulamalar, işverenlerin KVKK’ya uyum sağlamasına ve çalışan verilerini etkin bir şekilde korumasına yardımcı olacaktır. Hem yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi hem de çalışan güveninin artırılması, başarılı bir veri yönetimi stratejisinin temel taşlarıdır.