Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun biçimde şikâyet ve/veya ihbarların Kurula iletilebilmesi ve ilgili kişilerin bilgilendirilmesi amacıyla iş bu broşür hazırlanmıştır.

Bu kapsamda, Kurula intikal eden şikâyet ve/veya ihbarlarda usul şartlarına ilişkin sıkça yapılan hatalar ve/veya dikkat edilmesi gereken hususlara aşağıda yer verilmiştir.

Veri Sorumlusuna Başvuru Yolunun Tüketilmemesi

Kurula şikâyet yoluna başvurulması için öncelikle veri sorumlusuna başvuru yolunun tüketilmesi gerekmektedir. Veri sorumlusuna başvuru yolu tüketilmeden Kurula şikâyet yoluna gidilemeyecektir.

• Vekil Aracılığıyla Yapılan Şikâyette/İhbarda Vekaletname Puluna Yer Verilmemesi

• Vekil Aracılığıyla Yapılan Şikâyet/İhbar Başvuru Ekinde İlgili Kişiye Ait Vekâletname Örneğinin Eksiksiz Bir Şekilde ve/veya Süresine Dikkat Edilerek Sunulmaması

• Veri Sorumlusuna Yapılmış Başvuruya ve Gerekmesi Halinde Başvuru Yöntemine İlişkin Bilgi ve Belgeye Yer Verilmemesi

Kanunun 13. Maddesinde “İlgili kişi, Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletir” hükmü yer almaktadır. Bu çerçevede, bahse konu maddeye dayanılarak hazırlanan Tebliğ uyarınca “İlgili kişi, Kanunun 11 inci maddesinde belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla veri sorumlusuna iletir” hükmü ile veri sorumlusuna yapılacak başvuru yöntemleri belirlenmiştir.

• Veri Sorumlusuna Elektronik Posta Aracılığıyla Başvuru Yapılması Halinde, Bu Başvurunun Veri Sorumlusuna Daha Önceden Bildirilen ve Veri Sorumlusunun Sisteminde Kayıtlı Elektronik Posta Adresini Kullanmak Suretiyle Yapılmaması

• Kanunda Öngörülen Yasal Süre İçerisinde Kurula Şikâyetin İletilmemesi

• Yapılan Başvurunun Veri Sorumlusuna Tebliğ Edildiğine Dair Belgenin Sunulmaması

Veri sorumlusuna yapılan başvurunun veri sorumlusuna iletildiğinin tespit edilebilmesi ve Kanunda yer verilen sürelere uygun bir şekilde şikâyette bulunulduğunun değerlendirilebilmesi adına veri sorumlusuna yapılan başvurunun veri sorumlusuna tebliğ edildiğini gösterir belgelerin iletilmesinin ve veri sorumlusu tarafından başvurunun hangi tarihte alındığının tevsik edilmesinin gerektiği hususuna ilgili kişiler tarafından dikkat edilmesi gerekmektedir. İlgili kişiler tarafından veri sorumlusuna yazılı olarak başvuru yapıldığı hallerde; Posta Alındısı, Haber Kâğıdı gibi belgeler yazının gönderi takibine ilişkin örnek oluşturabilmektedir.

• İlgili Kişiye Cevap Verilmiş ise Verilen Cevabın Dilekçe Ekinde Yer Almaması ve/veya Veri Sorumlusu Cevabının İlgili Kişiye Tebliğ Edildiğine Dair Belgenin Sunulmaması

• Kurula İletilen Dilekçelerin, Veri Sorumlusuna Yapılan Başvuruların, Alınan Cevapların ve Bu Belgelere Dair Gönderi Belgelerinin Tarihlerinin Açık ve Anlaşılır Olmaması

• Şikâyet/İhbar Konusuna İlişkin Tevsik Edici Bilgi ve Belgelerin İletilmemesi

İlgili kişiler tarafından Kurula şikâyet veya ihbarda bulunurken şikâyete/ihbara konu edilen iddiaları kanıtlayıcı ve doğrulayıcı mahiyette bilgi ve belgelerin de dilekçe ekinde yer alması gerekmektedir.

• Kurula İletilen Şikâyette/İhbarda, Şikâyet/İhbar Konusu ve Talebin Açık Şekilde Belirtilmemesi ve Kurula İletilen Şikâyet/ İhbar Dilekçesi ve Ekinin Okunaklı Olmaması

• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun Gereğince Yazılı Başvurularda Şikâyet Edenin Adına Soyadına, İmzasına, İş veya İkametgâh Adresi Bilgisine Yer Verilmemesi

• İlgili Kişi Adına Temsil Yetkisi Bulunmayan Bir Kişi Tarafından Kurula Şikâyette Bulunulması

• Veri Sorumlusuna Yapılan Başvurunun Yazılı Yapılması Halinde İmzaya Yer Verilmemesi, Vekaletname ile Başvurulmuşsa Vekaletname Örneğine Yer Verilmemesi

• Veri Sorumlusuna Yapılan Başvuruların Ad, Soyad, T.C. Kimlik No., Yabancılar İçin Uyruğu, Pasaport Numarası veya Varsa Kimlik Numarası, Tebligata Esas Yerleşim Yeri veya İş Yeri Adresi, Varsa Bildirime Esas Elektronik Posta Adresi, Telefon ve Faks Numarası ve Talep Konusu İçermemesi

• Veri Sorumlularının KEP Adresine, KEP Niteliğine Haiz Olmayan Elektronik Posta Aracılığıyla Başvuru Yapılması

• Veri Sorumlularının İnternet Sitesinde Yer Alan Kişisel Verilerle İlgili Kısımların Kontrol Edilmeden Başvuruların Gerçekleştirilmiş Olması

Veri sorumlusuna başvuru yapılmadan önce, bahse konu veri sorumlusunun bir internet sitesine sahip olup olmadığının kontrol edilmesi önem arz etmektedir. Böyle bir internet sitesinde veri sorumlusu; aydınlatma metni veya kişisel verilerle ilgili diğer bir kısımda, kendisine yapılacak başvurularda hangi yöntemlerin izlenmesi gerektiğini açıklamış olabilir. Söz konusu yöntemlerin izlenmesi, veri sorumlusuna başvurunun sağlıklı bir biçimde yapılmasını sağlayacaktır.

• Şikâyetin/İhbarın İlgili Kişi Olarak Addedilmeyecek Tüzel Kişinin Verilerinin Korunmasına Yönelik Bir Talep İçermesi

• Şikâyetin/İhbarın Ölmüş Kişilerin Verilerinin Korunmasına Yönelik Bir Talep İçermesi

İlgili kişilerin şikâyet veya ihbarlarında ölmüş kişilerin verisinin korunmasına yönelik taleplerin iletilmesi halinde, Kanunun 2. maddesi kapsamında ölü kişilerin verilerinin koruma altına alınmadığı hususları göz önünde bulundurularak, söz konusu taleplerin Kanun kapsamına girmediğini vurgulamak gerekmektedir. Ancak, ölmüş kişilerin verilerinin, bir gerçek kişiyi belirli ya da belirlenebilir kılması halinde o gerçek kişi bakımından kişisel veri olarak kabul edileceğinden hareketle söz konusu talebin Kanun kapsamında olduğu değerlendirilebilecektir.

Detaylı bilgi için  https://kvkk.gov.tr/Icerik/7943/Kurula-Iletilen-Sikayet-ve-Ihbarlarda-Sik-Yapilan-Hatalar linkini ziyaret edebilirsiniz.