Veri Sorumlusuna E-Posta Aracılığıyla Başvuruda Bulunulabilir mi?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun ‘İlgili Kişinin Hakları’ başlıklı 11 inci maddesinde; İlgili kişilerin hakları sayılmıştır ve ilgili kişiler veri sorumlusuna başvurarak işbu haklarını ileri sürebilmektedirler. Fakat; Veri sorumlusuna yapılan başvurularda eksikliklerin meydana gelmemesi ve ilgili kişilerin eksiklikler sebebiyle mağdur olmaması için ilgili kişilerin veri sorumlusuna yapacakları başvurularda usul şartlarına dikkat etmeleri büyük önem taşımaktadır.
Bu sebeple; Veri Sorumlusuna başvurunun nasıl yapılacağı, Kanunun 13 ve 14 üncü maddelerinde belirlenmiştir ve Kanunun 13 üncü maddesinin (1) numaralı fıkrasında; “İlgili kişi, bu Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletir” hükmü yer almaktadır.
Ayrıca; “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ”in “Başvuru Usulü” başlığını taşıyan 5 inci maddesinin birinci fıkrasında “İlgili kişi, Kanunun 11 inci maddesinde belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla veri sorumlusuna iletir” hükmüne yer verilmiş olup, başvuruda bulunması zorunlu unsurlar ise ad, soyad, başvuru yazılı ise imza, T.C. Kimlik No., tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas e-posta adresi ve talep konusu olarak sayılmıştır.
Bu kapsam da, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde e-posta üzerinden yapılacak başvurularda veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi aracılığıyla başvuru yapılması şartı aranmaktadır.
Kurula şikâyette bulunurken, veri sorumlusuna başvuru yapılan e-posta adresinin veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusu nezdinde kayıtlı e-posta adresi olduğuna dair bilgi ve belgelerin de şikâyet dilekçesine eklenmesi önem arz etmektedir.