Yurtdışına kişisel veri aktarımı konusunda öncelikle KVKK’nın 9. Maddesine bakılması gerekmektedir. Bu konuya ilişkin Kişisel Verilerin Korunması Kurumunun internet sayfasında 2 adet şablon bulunmaktadır.

  • USULE İLİŞKİN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

Taahhütnamenin üst yazısına veri sorumlusu adına kuruma başvuran kişinin adı, soyadı, adresi, imzası gibi hususlarla beraber imzaya yetkili olduğuna dair kanıtlayıcı belgelerin eklenmesi ve eğer tüzel kişiler adına başvuru yapılacaksa da başvurunun ilgili veri sorumlusunu bu konuda temsil ve imzaya yetkili kişiler tarafından yapılması ve bu hususu kanıtlayıcı belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Vekil ile temsil edilen durumlarda, vekilin yapacağı başvurularda vekaletnamenin aslı veya noter ya da avukat onaylı bir örneği de başvurularda bulunmalıdır.

Yurtdışında mukim şirketler konusunda taahhütname imzacılarının yetkisini göstermesi bakımından taahhütname ekine; Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mcburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi(Lahey Sözleşmesi)ne taraf olan ülkelerdeki imzalayanın imzaya yetkili olduğunu gösterir apostil şerhini de içerir belgenin aslı ya da onaylı örneği eklenmelidir. Fakat sözleşmeye taraf olmayan ülkeler bakımından ise, belgelerin Türkiye’de hukuken geçerli olmasına ilişkin süreç işletilmelidir.

Taahhütname ve Ekinin (EK-1) sonunda imza ve kaşe; taahhütnamenin her bir sayfasında ise imzacıların parafları bulunmalıdır. Bu durum başvuranlarca unutulduğundan Kurumca başvuranları mecbur tutmak adına taahhütname başvuru şablonlarının Ek-1 bölümüne imza ve kaşe bölümü ayrıca eklenmiştir.

Yabancı dildeki her belgenin NOTER ONAYLI ÇEVİRİSİ başvuruda bulunmalıdır. Özellikle yabancı dilde sunulacak olan apostil şerhli belgelerin aslı ya da onaylı örneklerinin de noter onaylı çevirilerinin de mutlaka başvurulara eklenmesi gerekmektedir. Ayrıca idari ve teknik tedbirler için Kuruma sunulan kanıtlayıcı nitelikteki yabancı dildeki belgelerin de noter onaylı çevirileri bulunmalıdır.

Taahhütname hazırlanırken; Kurumun internet sitesinde yayımlanan Taahhütname örneklerinden yalnızca birinin kullanılması, taahhütname örneklerinde yer alan hükümlere asgari olarak aynen yer verilmesi, ilave hükümlere yer verilecek olduğu takdirde, bu hükümlerin “İlave Hükümler” başlığı altında ayrıca belirtilmesi gerekmektedir.

  • ESASA İLİŞKİN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

Aktarımın tarafları arasındaki ilişki doğru şekilde belirlenmelidir. Alıcı tarafın niteliğine göre; Veri Sorumlusundan Veri Sorumlusuna veyahut Veri Sorumlusundan Veri İşleyene ait Taahhütname örneklerinden biri seçilmeli ve kullanılmalıdır. Veri sorumlusundan veri sorumlusuna veyahut veri sorumlusundan veri işleyene yapılacak olan aktarımlar için yapılan başvurularda tarafların hukuki statülerine dair anlaşılır detayda açıklamalara yer verilmelidir (BKZ: 2020/71 Sayılı Kurul Kararı).

6698 Sayılı Kanunda yer alan terminolojinin birebir kullanılması, taahhütnamede yapılacak tanımlar Kanun veya ikincil düzenlemelerdeki tanımlarla uyumlu olması gerekmektedir.

Taahhütnamenin konusu olarak; açık rıza şartına dayalı olarak gerçekleştirilecek yurt dışına kişisel veri aktarımları sayılmayacaktır. Taahhütnamenin konusu Kanunun 5. Maddesin 2. Fıkrasında ve yine aynı Kanunun 6. Maddesinin 3. Fıkrası kapsamında yer alan aktarıma tabi olacak kişisel verilerdir.

Taahhütname EK-1’de Dikkat Edilmesi Gerekenler;

  • Ek-1’de yer alan “Veri Konusu Kişi Grubu”, “Hukuki Sebep”, “Veri Kategorileri” ve “Amaç (Veri Sorumlusundan Veri Sorumlusuna Aktarım Olması Halinde)” başlıklar arasında bir bağ bulunmalıdır.
  • Kanunun madde 4/1-ç hükmü kapsamında veri konusu kişi ve kişi grupları ve veri kategorileri belirtilirken muğlak, anlaşılması zor ve geniş ifadelerin kullanımından kaçınılması; veri konusu kişi grubu ve grupları anlaşılır detaylarla ortaya konulması gerekmektedir.
  • Başvurunun açık, net ve daha anlaşılır olması bakımından alt veri kategorilerine de yer verilmelidir.
  • Taahhütname kapsamında, sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ve diğer özel nitelikli kişisel verilerin ilgili kişilerin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarımında Kanunun 6. Maddesinin 3. Fıkrasındaki işleme şartlarından biri bulunmalıdır.
  • Kanun sonraki aktarıma (Onward Transfer) izin vermemektedir. Ancak veri sorumlusundan veri sorumlusuna aktarım kapsamında veri alıcısının hukuki yükümlülükleri gereğince, mahkemeler ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarım gerektiren durumlardan sonraki aktarım mümkündür. Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının belirlenebilir olması halinde işbu kurum ve kuruluşların açıkça ortaya konulması gerekmektedir.
  • Veri alıcısı veya veri işleyen tarafından alınacak idari ve teknik tedbirlere de ayrıca yer verilmelidir.
  • Kişisel verilerin saklama süreleri ile ilgili diğer bilgilere “Ek Faydalı Bilgiler” başlığı altında yer verilmesi gerekmektedir.
  • Veri Sorumlusundan Veri İşleyene Aktarım Taahhütnamesinin Ek-1 bölümünde “İşleme Faaliyeti” başlığı altında veri işleyenin aktarım sonrasında gerçekleştireceği işleme faaliyetlerinin Kanunun madde 3/1-e hükmünde yer alan tanım esas alınarak yazılması gerekmektedir.
  • VERBİS’e kayıt yükümlülüğünün bulunup bulunmadığı bilgisinin gerekçesiyle birlikte açıklanması ve kayıt yükümlülüğünün bulunması halinde VERBİS kayıt bilgilerine bu başlık altında yer verilmesi gerekmektedir.